Thời buổi công nghệ số đa phần ai cũng sử dụng email trong cuộc sống, công việc. Nhưng bạn có chắc mình đã hiểu chính xác định nghĩa email là gì hay chưa? Email hay còn gọi với tên tiếng Việt là thư điện tử là phương thức trao đổi thông tin, tin nhắn giữa những người sử dụng thiết bị điện tử có kết nối mạng internet. Email ra đời đã gần như hoàn toàn thay thế cách gửi thư viết tay truyền thống của con người trước đó. Hiện nay, thư điện tử đã không thể tách rời trong cuộc sống thời buổi công nghệ số.
Vai trò của email trong cuộc sống hiện đại của con người
Trước khi email ra đời và được sử dụng rộng rãi, những lá thư viết tay truyền thống được con người sử dụng để trao đổi thông tin qua lại do khoảng cách địa lý. Truyền tải thông tin theo cách này bạn phải qua nhiều công đoạn như viết thư, bỏ phong bì, dán tem và đi ra bưu điện để gửi. Thời gian nhận được thư phải ít nhất từ 3 – 5 ngày thậm chí vài tuần, chưa kể trường hợp thư bị thất lạc. Nhưng đối với thư điện tử thì mọi vấn đề đó đã được khắc phục.
Vậy email là gì? Email là một phương tiện truyền tải thông tin rất nhanh. Bạn chỉ cần có 1 thiết bị điện tử như máy tính kết nối internet. Tải một trong những dịch vụ của email như: Gmail, Yahoo Mail, Hot mail…tạo account (tài khoản) và có thể truyền tải thư từ, thông điệp một cách nhanh chóng, gần như có thể nhận được ngay khi bạn kích vào nút gửi thư. Bạn không chỉ gửi cùng 1 thư cho 1 tài khoản khác mà có thể gửi cùng 1 lúc đến nhiều tài khoản.
Email là dạng thư điện tử đang được sử dụng phổ biến trên toàn thế giới
Một tiện ích nữa là email không chỉ gửi được thư dưới dạng text (chữ) mà nó còn có thể truyền tải được các dạng thông tin như: hình ảnh, đoạn ghi âm, video phim hoặc các kiểu tệp HTML.
Lợi ích của email so với thư viết tay gửi truyền thống
- Không tốn giấy mực mà người gửi thư điện tử chỉ việc soạn nội dung thư trên bàn phím của thiết bị kết nối mạng.
- Thời gian nhận được thư nhanh chóng, có thể đính kèm nhiều định dạng hơn như ảnh, video, ghi âm…một cách dễ dàng. Tuy nhiên còn các vật hàm chứa thêm nội dung hay ý nghĩa khác như những tấm thiệp, những kỷ vật thì email không thể làm được như gửi thư theo đường bưu điện.
- Chi phí gửi thư thấp hơn nhiều lần so với thư gửi bưu điện.
- Số lượng thư gửi đi hay số người nhận được trong cùng 1 lúc là điều email có thể làm được còn thư truyền thống thì không.
- Thông tin về thư được gửi qua email sẽ hạn chế bị đọc lén hơn so với thư tay vì email cá nhân có tài khoản và mật khẩu riêng (tính bảo mật cao). Tuy nhiên vẫn xảy ra trường hợp bị hack tài khoản cá nhân khiến thông tin bị rò rỉ.
Nói chung, email hiện nay đóng vai trò rất quan trọng trong cuộc sống và cho mọi đối tượng từ học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng, kinh doanh, CEO, thậm chí là các nguyên thủ quốc gia cũng sử dụng email cá nhân… Nó cũng được dùng như là điều kiện bắt buộc để đăng ký khởi tạo các tài khoản trên các mạng xã hội lớn như Facebook, Instagram, Amazon, Ebay, Tiki, Lazada…
Hướng dẫn cách lập và sử dụng email
Để gửi thư dưới dạng email, điều đầu tiên bạn cần có thiết bị kết nối mạng như máy tính, ipad hay smartphone…. Bạn cần chọn nhà cung cấp email tùy theo sở thích hay mục đích công việc yêu cầu. Các nhà cung cấp email hiện nay trên thị trường: gmail, yahoo mail, hotmail…, trong đó gmail và yahoo mail vẫn được sử dụng rộng rãi nhất. Sau khi tải ứng dụng của nhà cung cấp bạn sẽ phải tạo một account cá nhân trên ứng dụng đó.
Account là gì? Nó chính là 1 tài khoản cá nhân giúp bạn đăng nhập và sử dụng mọi tiện ích của ứng dụng email bạn tải về đó, tiện ích chính vẫn là gửi thư. Account có phần đầu do người dùng tự đặt theo sở thích như tên,biệt danh,công ty,…và ngay phía sau có chữ @ là phần cố định + nhà cung cấp email + đuôi .com, ví dụ như: [email protected], minhhanh89 là tên bạn tự đặt theo cá nhân, phần @gmail.com là phần cố định.
Sau khi điền account, phần quan trọng nữa sẽ là đặt password để đăng nhập tài khoản, password sẽ giúp bạn bảo mật email, bảo mật thông tin chứa trong đó. Password cho email bạn nên đặt ít nhất 8 ký tự, dễ để bạn nhớ nhưng cũng đừng quá phổ thông mà dễ bị người khác đăng nhập trộm tài khoản.
Như vậy muốn đăng nhập yahoo mail, Gmail đăng nhập,…bạn chỉ cập nhập địa chỉ account và password tương ứng là có thể truy cập vào địa chỉ email cá nhân. Một lưu ý nữa là khi bạn đăng nhập (login) và sử dụng tài khoản email xong thì nên đăng xuất (logout) để đảm bảo không một ai có thể truy cập trộm vào tài khoản cá nhân của bạn.
Một số thuật ngữ trong email nên lưu ý đối với người mới sử dụng
Bạn đã thực sự nắm rõ email là gì? và cách tạo tài khoản email ra sao? Tiếp sau đây, chúng tôi sẽ cung cấp thêm thông tin về một số thuật ngữ trong email cần lưu ý dành cho các bạn mới lần đầu sử dụng.
Đầu tiên và nhìn rõ nhất chính là Inbox hay hộp thư nhận: mục này nhận các thư được gửi đến cả mới và cũ.
Outbox hay hộp thư gửi: chứa thư đang chờ được gửi đi. Ngăn này thường là 1 ngăn trống.
Draft là ngăn nháp: chứa email chưa hoàn tất hoặc thư chưa muốn gửi đi.
Trash, Trash can hay Deleted Item có nghĩa là Ngăn xóa: lưu trữ tạm thời các email đã xóa bỏ trong một thời gian, bạn có thể vào đây phục hồi lại thư đã xóa.
Sent, sent Messages: Nơi chứa các thư đã gửi.
Spam: Ngăn chứa các thư bị nhà cung cấp email coi là spam vì chứa nội dung không phù hợp. Thường là những nội dung thư mang tính quảng cáo, các thư nhũng lạm, thư cùng 1 nội dung mà gửi nhiều lần, hay các loại thư độc hại.